Formalités administratives : bien connaitre la réglementation

Publié le 22/06/2017

Les formalités administratives et la réglementation figurent parmi les freins au développement international d’où la nécessité de :

  • bien connaître les fondamentaux techniques
  • sécuriser ses opérations en maîtrisant les procédures et documents

Des documents erronés ou oubliés peuvent entrainer un blocage en douane et donc des coûts et délais supplémentaires

Les conseillers techniques et réglementaires de BCI sont à votre disposition pour vous informer des obligations à prendre en compte et vous permettre de mener à bien votre opération commerciale.

Offre commerciale ou Pro-forma, un véritable pré-contrat de vente

La facture commerciale reprendra les mêmes informations que celles de la Pro-forma.

L’acheteur devrait retourner au vendeur l’offre revêtue de son accord écrit.

Les indispensables de l’offre :

  • Coordonnées, N° TVA
  • Désignation produit : nom commercial, technique, références, norme, code douanier
  • Quantité et conditionnement, poids, volume, mesures,
  • Origine de la marchandise
  • Prix HT, Devise,
  • Coûts additionnels éventuels : emballage, transport,
  • Incoterms
  • Délai de livraison
  • Conditions et moyens de paiement
  • Durée de validité de l’offre
  • Clauses juridiques : CGV et règlement des litiges, transfert de propriété, clause de réserve de propriété,…

Elle doit être datée et numérotée.

NB : elle contient les éléments nécessaires à l’acheteur pour l’obtention d’une licence d’importation ou d’une autorisation spécifique (ex. enregistrement), etc…

 

Déclaration en douane et documents d’accompagnement

En complément de la déclaration en douane dématérialisée, plusieurs documents sont souvent nécessaires :

Les documents et formalités exigés varient en fonction des marchandises et des pays. Il est important d’anticiper. Par exemple certains pays exigent la légalisation des documents commerciaux par la CCI et par leurs consulats en France, ce qui induit des délais et coûts supplémentaires.

Si documents erronés / oubliés : risque de blocage en douanes !

Pensez à vérifier vos obligations en interrogeant votre conseiller BCI territorial

 

Formalités internationales

Les certificats d’origine sont visés et signés par les CCI, ainsi que les factures et divers autres documents commerciaux lorsque le pays d’importation ou l’importateur le demande.

Carnet ATA (Exportation Temporaire)

Les carnets de passage en douane « ATA » (Exportation Temporaire / Temporary Admission) sont délivrés par les CCI.

La demande et la saisie sont effectuées sur la plateforme GEFI à l’adresse suivante : https://www.formalites-export.com/

Cette plateforme permet également à l’entreprise de gérer électroniquement la saisie de ses certificats d’origine et l’envoi de documents joints pour visa de conformité.

 

La Déclaration d’Echange de Biens (DEB)

  • Obligatoire dans les échanges intracommunautaires de biens entre assujettis et facturés HT
  • Permet d’établir les statistiques du commerce extérieur
  • A établir mensuellement à partir des mouvements de marchandises qui circulent entre la France métropolitaine et un autre État membre de l’Union Européenne
  • A transmettre aux Douanes, au plus tard le 10ème jour ouvrable après le mois de référence

 

Déclaration Européenne de Services (DES)

Obligation d’établir une DES pour les entreprises facturant des prestations de services HT à un preneur assujetti à la TVA dans un autre Etat membre de l’UE.

En France, la DES est uniquement réalisée par le prestataire, dès le 1er euro facturé.

La déclaration se fait en ligne, au plus tard le 10ème jour ouvrable après le mois de référence.

Déclaration accessible via le portail : https://pro.douane.gouv.fr/prodouane.asp

 

La Déclaration en douane (EXA)

Principal justificatif de la facturation HT dans les échanges extracommunautaire apportant la preuve de sortie du territoire douanier et fiscal de l’Union européenne des marchandises.

Il s’agit de la notification d’arrivée des marchandises au bureau de douane de sortie du territoire de l’UE (statut de la déclaration BAE ECS Sortie)

A défaut de ce document, des preuves alternatives peuvent être présentées à l’administration fiscale.