Comprendre le mandat de représentation en douane

Le mandat de représentation en douane est un des documents fondamentaux facilitant les échanges internationaux. Ce document, bien que parfois méconnu, est indispensable pour assurer une gestion fluide et conforme des opérations douanières : il engage juridiquement votre entreprise et détermine la répartition des responsabilités avec votre représentant en douane. Une mauvaise compréhension de ce document peut entraîner des risques financiers, des litiges ou des sanctions.

C’est sur ce thème qu’es intervenu Fabien FOUCAULT, avocat à la cour spécialisé en droit douanier et droit fiscal  au sein du cabinet HARVING AVOCATS, à l’occasion d’un webinaire proposé aux entreprises bretonnes.

Lors de ce webinaire, ont été abordés les sujets suivants :

• Qu’est-ce qu’un mandat de représentation en douane ?
• Les deux modes de représentation (directe vs indirecte) et leurs implications
• Les points clés à vérifier avant de signer
• Les conséquences juridiques en cas de manquement

Ce webinaire a permis de proposer des clés pour sécuriser les relations avec les représentants en douane et éviter toute complication liée à la signature du mandat.

Que faut-il retenir de ce webinaire?

Retour de Sandrine Corvec – Conseillère International

” Ce webinaire, dédié au mandat de représentation en douane (CE Mandate / Power of Attorney), a rappelé les principes essentiels qui encadrent la désignation d’un représentant en douane ainsi que les responsabilités respectives de l’opérateur et du mandataire.

Le mandat de représentation, prévu par l’article 18 du Code des douanes de l’Union, est l’acte par lequel une entreprise désigne un représentant en douane enregistré (RDE) pour réaliser en son nom, les déclarations en douane, les formalités associées, ainsi que la transmission des documents nécessaires. Le représentant doit, en principe, être établi sur le territoire douanier de l’Union européenne. La circulaire du 23 mai 2022 demeure la référence pour préciser les contours de ce mandat.

Deux formes de représentation existent : en représentation directe, le RDE agit au nom et pour le compte de l’opérateur, lequel demeure entièrement responsable des déclarations déposées. En représentation indirecte, le RDE agit en son nom propre pour le compte de l’opérateur et devient coresponsable des dettes douanières éventuelles.

La validité du mandat suppose qu’il soit signé par une personne habilitée, c’est-à-dire le dirigeant ou toute personne disposant d’une délégation ou d’une procuration. Une signature irrégulière équivaut à une absence de contrat, rendant les clauses inapplicables. Si une prestation a tout de même été réalisée, un mandat existe de facto mais seules les règles du Code civil s’appliquent.

Le webinaire a également insisté sur la possibilité de rayer des clauses ou d’ajouter une lettre de réserves, afin de refuser les dispositions créant des responsabilités disproportionnées. Par exemple, le choix de la loi applicable relève de la négociation contractuelle ; il est conseillé de privilégier le droit français pour éviter des litiges à traiter devant des juridictions étrangères. De même, il n’est pas nécessaire d’intégrer une durée de validité au mandat. L’opérateur peut travailler simultanément avec plusieurs RDE et en changer librement sans résiliation formelle du mandat initial, celui-ci ne valant que pour les opérations effectivement confiées. Ainsi, rien n’impose de signer un nouveau mandat chaque année. Lorsqu’un RDE sollicite une nouvelle signature, il convient de relire attentivement les modifications proposées et, si nécessaire, de renégocier certains points avant signature.

Les échanges ont aussi rappelé les obligations respectives de l’opérateur et du mandataire. L’opérateur, qui doit fournir au RDE des informations exactes, complètes et à jour, et donner des instructions claires et conformes à la réglementation, reste responsable de la véracité des éléments transmis. Le RDE, de son côté, doit agir strictement dans le cadre du mandat reçu, exercer son expertise professionnelle, vérifier la cohérence des documents fournis et alerter l’opérateur en cas d’anomalie ou d’insuffisance d’information. Il lui incombe également de respecter ses obligations de conservation, de diligence et de conformité réglementaire.

Le mandat de représentation apparaît ainsi comme un outil indispensable, mais qui nécessite une rédaction rigoureuse, une signature conforme et une coopération étroite entre l’opérateur et son représentant pour garantir la conformité des déclarations douanières et la maîtrise des risques. ”

Pour plus de détails, le support de présentation est disponible ci-dessous :